Automatizzare i flussi per ridurre gli interventi e migliorare la sicurezza
Per aumentare la sicurezza dei dati nelle PMI e semplificare la gestione IT, serve spesso un intervento di mappatura dei flussi aziendali finalizzata alla loro standardizzazione e successiva automazione. Quello che succede nella realtà, invece, è molto diverso. Il team IT è sovraccarico perché la manutenzione dell’infrastruttura è diventata ingestibile.
C’è un pattern che noi incontriamo in quasi tutte le PMI italiane tra i 50 e i 500 dipendenti. La squadra di tecnici è piccola (tre persone, cinque, a volte una sola). Sono competenti. Conoscono l’azienda meglio di chiunque altro. E passano l’80% del proprio tempo a tenere in piedi i sistemi esistenti.
Aggiornamenti, patch, integrazioni che si rompono, utenti che non riescono a fare qualcosa, il gestionale che ha un problema, il server che va riavviato. A fine giornata, il progetto che il CEO ha chiesto tre mesi fa è ancora nella lista delle cose da fare.
Il problema alla base risiede nell’architettura. Risolverlo significa restituire tempo e risorse al proprio team IT, migliorando la sicurezza dei dati.
Perché il team IT delle PMI è sempre più sovraccarico
I sistemi IT delle PMI crescono per accumulo. Si aggiunge un tool, poi un altro, poi un connettore tra i due, poi uno script che automatizza un passaggio, poi un workaround per un caso limite. Dopo 10 anni, il risultato è un’infrastruttura complessa, un groviglio comprensibile solo da chi l’ha costruito. Si crea una situazione rischiosa: quella persona è diventata il single point of failure dell’azienda. Se si ammala, va in ferie o cambia azienda, tutto si ferma.
Anche escludendo questa eventualità, i problemi restano. La manutenzione IT è indispensabile, ma quando assorbe la maggior parte del tempo del team rischia di sottrarre risorse alle attività che generano nuovo valore per l’azienda.
La complessità dell’IT diventa un problema critico quando l’azienda cresce. Ogni nuovo cliente, ogni nuovo processo, ogni nuova integrazione aggiunge carico al team che è già al limite.
Manutenzione IT o innovazione: come trovare il giusto equilibrio
La risposta istintiva per ridurre il carico di lavoro IT è assumere. “Ci serve un’altra persona in IT.” Ma nelle PMI italiane, la strategia giusta dovrebbe essere l’ottimizzazione delle risorse IT esistenti. Trovare un profilo IT competente, infatti, è più difficile e costoso di quanto si pensi. I profili buoni costano, il mercato è competitivo. Un’assunzione risolve il problema per 6-12 mesi, finché la complessità non cresce ancora e si torna al punto di partenza.
In più, assumere una persona che fa manutenzione significa istituzionalizzare il problema. Stai dicendo: il nostro sistema è così complesso che ci serve una persona dedicata a tenerlo in piedi.
Come ridurre la manutenzione IT e liberare risorse
L’obiettivo vero non è avere più persone che fanno manutenzione. È avere meno manutenzione da fare per liberare risorse IT.
Tre leve per ridurre la manutenzione IT.
- La prima: automatizzare i processi IT che oggi richiedono intervento manuale.Un buon esempio di semplificazione della gestione IT è il caso di Caredio, un’azienda logistica che si interfaccia ogni giorno con decine di partner e fornitori, ognuno con il proprio formato, il proprio protocollo, le proprie eccezioni. Il team IT gestiva 150+ flussi informativi a mano. Un tool API Cloud parametrico ha eliminato del tutto questa attività.
- La seconda: costruire layer di integrazione moderni che sostituiscano gli script e i workaround accumulati negli anni.Per la semplificazione dell’IT aziendale, non conviene buttare il gestionale, ma togliere la complessità che gli è cresciuta intorno. Abbiamo approfondito in un altro articolo perché l’integrazione con sistemi legacy è quasi sempre meglio della sostituzione.
- La terza: esternalizzare lo sviluppo e la manutenzione di componenti specifiche a un partner che lavora in affiancamento al team interno.Il team IT interno conosce il business e deve continuare a guidare le scelte. Ma lo sviluppo tecnico, le integrazioni complesse, la gestione dell’infrastruttura cloud possono essere gestite da un partner esterno con competenze specialistiche, senza gravare sull’organico. L’outsourcing IT per le PMI consente di affidare a un partner esterno attività specialistiche come lo sviluppo software, la manutenzione delle integrazioni e la gestione dell’infrastruttura cloud. In questo modo, il team IT interno può concentrarsi sui processi strategici e sulle esigenze del business, senza dover aumentare il personale.
Quanto costa la manutenzione IT e quanto si può risparmiare automatizzando
Prendete il costo orario medio del vostro team IT. Moltiplicate per le ore settimanali spese in manutenzione di sistemi che potrebbero essere automatizzati. Quello è il budget annuale per i costi di manutenzione IT che state spendendo per non fare altro.
Nella nostra esperienza, quel numero è quasi sempre sufficiente a finanziare un progetto di automazione che libera il team in modo permanente. Il ritorno non è nel progetto in sé, ma nel tempo liberato.
Se volete iniziare a mappare dove il vostro team IT perde più tempo, la nostra guida sulla centralizzazione dei flussi informativi è un buon punto di partenza.
Se il vostro team IT è intrappolato nella manutenzione, possiamo aiutarvi a capire dove si concentra il carico e come ridurlo.